Lista de verificación de comunicación para tecnólogos

En nuestra era digital, las capacidades de comunicación son un requisito fundamental para que los tecnólogos puedan transmitir la importancia de su trabajo a colegas y clientes.

Y si bien no necesita ser un orador de primera clase, saber comunicarse en público o ser escritor, debe contar con un sólido conjunto de herramientas que abarquen la interacción en persona, la presentación, la documentación y la comunicación virtual, para que pueda transmitir con claridad sus ideas en el lugar de trabajo.

Independientemente de su puesto, organización o sector, deberá dominar algunos conceptos básicos. A medida que se desarrolle en su carrera, todos los aspectos de sus capacidades de comunicación evolucionarán.

• Capacidades de oratoria
• Habilidades de presentación
• Capacidades de documentación o escritura
• Capacidades digitales/virtuales

Interacción cara a cara

Recuerde la última conversación que tuvo con un colega, su jefe o alguien dentro de su empresa.

• ¿Fue totalmente exitosa?
• ¿Pudo expresar la información que esa persona necesitaba?
• ¿Entendió plenamente su solicitud o sus preguntas?

Una comunicación cara a cara exitosa depende de captar algunos conceptos básicos. Comencemos por el lenguaje corporal. Su postura, sus gestos, el contacto visual y el tono de su voz son señales de comunicación que pueden favorecer o dificultar la comprensión. Al interactuar con alguien cara a cara, trate de mantener el contacto visual y adopte una postura relajada para parecer más accesible. Alentará a los demás a hablar con usted.

Y mientras se está comunicando, preste atención al lenguaje corporal de la persona con la que está hablando. ¿Están involucrados? ¿Están cómodos? ¿Han entendido?

¿Sabía que entre el 65% y el 75% de las comunicaciones son no verbales? Las señales no verbales pueden ayudarnos a pulir nuestros problemas de comunicación antes de que se vuelvan un problema.

Habilidades de presentación: adapte su mensaje

En algún momento de su carrera, es prácticamente inevitable que le soliciten que presente un plan o proyecto.

Una buena idea es empezar por preguntarse qué es lo que necesita comunicar. Debe tener en claro lo que quiere decir y tratar de decirlo de la manera más breve posible.

Al realizar una presentación, sin importar si el público está compuesto por tecnólogos o no, una muy buena práctica es equilibrar los detalles con la claridad. Trate de averiguar lo que las personas con las que está intentando comunicarse ya saben. Colóquese en su lugar. Si no entienden la jerga o los términos técnicos, no abuse de ellos; si los menciona, asegúrese de que todos hayan comprendido.

También esté preparado para explicar los "qué" y los "por qué". Tenga en cuenta que si bien usted puede tener pasión por la tecnología, su público puede estar teniendo problemas en seguirlo o, simplemente, no estar tan interesado en los mecanismos de su solución. Asegúrese de haber expuesto claramente el problema que intenta resolver.

Por último, piense en su tono.  ¿Cuán formal es el entorno? ¿Hasta qué punto puede usar el humor o la retórica como herramientas para atraer a su público? En caso de duda, evite un lenguaje que pueda conducir a malentendidos y ser ofensivo.

Documentación

Las mismas reglas son válidas al documentar un proyecto o crear una especificación. Tenga siempre en mente quiénes componen su público y qué es lo que necesitan saber. Guíese por la necesidad de una claridad absoluta, transmita un mensaje simple y breve.

Intente empezar con una descripción simple de su objetivo.

Para convencer a las partes interesadas de comprar, deberá explicarse con algo de detalle, pero nuevamente, dejando que su idea principal lo oriente. Cada sección o párrafo debe seguir una progresión lógica que respalde y confirme su idea principal. Y no tenga miedo de utilizar encabezados, reglas horizontales para crear secciones, tipografía o viñetas para aportar claridad visual.

Presencia virtual

El correo electrónico y las demás herramientas virtuales son uno de los pilares de las empresas modernas. Estamos profundamente adentrados en la era de la información y con Internet de todo, todos los sectores están trabajando en forma virtual, en cierta medida. Esto significa que comunicar con eficacia cuando no se tiene a alguien delante de uno es otra capacidad clave que se debe dominar.

Correo electrónico: la mayoría de las personas se queja del tráfico de correos electrónicos, ya que todos recibimos demasiados de estos mensajes. Por eso, intente ir al grano cuanto antes y de la manera más concreta, coherente y educada posible.

De la misma manera que con las presentaciones y la documentación, siempre intente ser claro y conciso. Usted puede encontrar útil el acrónimo BRIEF [breve] al enviar correos electrónicos.

• Background [antecedentes]
• Reason [razón]
• Information [información]
• End [finalización]
• Follow up [seguimiento]

Videoconferencia: al comunicarse a través de videoconferencia, como WebEx o TelePresence, por más simple que parezca, asegúrese de permanecer presente en la conversación y siempre escuche quien esté hablando. Asegúrese de que su entorno sea profesional y esté libre de distracciones. También es importante encontrar un lugar tranquilo

Capacidades de escucha: escuchar es una de las capacidades comunicativas absolutamente fundamentales. A nadie le gusta comunicarse con una persona que no parece interesada, o que solo está interesada en escuchar su propia voz o pensamientos.

Escuchar atentamente significa prestar mucha atención a lo que la otra persona está diciendo, formular preguntas aclaradoras y, cuando corresponda, reformular lo que la persona dice para garantizar la comprensión: "entonces, lo que me ha dicho es..."

A través de una escucha atenta y de los comentarios, podrá entender mejor lo que la otra persona está intentando comunicarle y responder con mayor eficacia.

Confianza y comunicación

Principalmente, aborde la comunicación con confianza.

Su objetivo es transmitir información de manera eficaz. Y no convencerá a nadie si no parece estar convencido usted mismo. Evitar el contacto visual, tener un lenguaje corporal a la defensiva o una actitud excesiva de desaprobación para consigo mismo denotan un sentido de falta de confianza en su propio argumento.

En cambio, cuando usted habla, hágalo con firmeza y con claridad. Céntrese en soluciones en lugar de problemas y descubrirá que la mayoría de las personas será más receptiva a sus ideas.

La comunicación suele ser simple, pero en algunos casos, puede ser bastante compleja. Una vez que domine las diferentes facetas de la comunicación, se volverá un profesional, no solo en el lugar de trabajo, sino también en su hogar.