في مجال التكنولوجيا سريعة التغير اليوم، تواصل الشركات استثمارها في مشروعات جديدة من أجل احتلال الصدارة في المنافسة. ليس هناك ما يدهش في ذلك.
ولكن ما الذي يعنيه لك كونك فنيًا تقنيًا تتطلع إلى البدء في مسيرتك المهنية بمجال تكنولوجيا المعلومات أو الارتقاء بها؟
حسنًا، المحصلة هي أن مهارات إدارة المشروعات من أهم المهارات التي يتطلبها سوق العمل. فهي تأتي على قدم المساواة مع المعرفة التقنية، حيث يزداد تطلع أرباب الأعمال اليوم إلى مهنيين لديهم القدرة على قيادة المشروعات.
والآن هو الوقت المناسب لتبدأ التفكير في أنواع المهارات التقنية ومهارات الأعمال ومهارات التواصل اللازمة لتكون مدير مشروعات كفئًا.
أساسيات حول إدارة المشروعات
بكل بساطة، إن إدارة المشروعات هي استخدام مجموعة من المعارف والأدوات والموارد والأساليب اللازمة لإنجاز أهداف المؤسسة أو أهداف البرنامج.
ويمكن عادة تقسيم المشروعات إلى خمس مراحل:
- تصور المشروع: وفي تلك المرحلة تدرس المقترح لمعرفة القيمة التي سيحققها للشركة أو المؤسسة.
- تخطيط المشروع: وفيها تعرف ما تحتاج من ميزانية وموارد ووقت من بداية المشروع وحتى نهايته.
- بدء المشروع: وفيها يتم تقسيم وتوزيع المهام المختلفة وتبدأ الفرق في العمل.
- تنفيذ المشروع: وفيها يرصد مدير المشروعات التقدم وفقًا للخطة ويجري أية تعديلات لازمة للحفاظ على الأمور في مسارها الصحيح.
- أداء/إغلاق المشروع: وهو المرحلة النهائية وفيها يقيّم مدير المشروع مدى نجاح الفريق في الوفاء بالتسليم وتلبية التوقعات. وهو أيضا الوقت الذي فيه تحدد الدروس المستفادة التي يمكن استخدامها في المشروعات المستقبلية.
جزء من إتقان هذه المهارة هو استيعاب الكيفية التي بها يتحقق النجاح للمشروعات الناجحة. وجزء آخر هو بناء مهارة إدارة العمليات.
وعلى هذا، ما المهارات المحددة التي ينبغي أن تعمل على بنائها، سواءً كانت وظيفتك تتضمن أن تكون جزءًا من فريق أو قائدًا له؟
المهارات الأساسية لإدارة المشروعات
إدارة مشروع فني تستوجب مجموعة من المهارات التقنية ومهارات الأعمال ومهارات التواصل. يلزمك عقل هادئ يضع الجداول الزمنية ويلتزم بها وفي الوقت نفسه يضمن لك تحقيق المعالم الأساسية. تخيل قيادة مشروع لتطوير شبكة آمنة لأحد العملاء وتخيل العمليات التي يتطلبها هذا المشروع.
ونظرا لأن مديري المشروعات عادة يتحملون المسؤولية ولا يتوفر بالضرورة سلطة على أعضاء فريق المشروع، فستحتاج أيضًا إلى قدرات كبيرة جدًا في التفاوض وبناء الفرق لتتمكن من إنجاز المهام.
أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تكون قادرًا على رؤية الصورة الكبيرة – أي نطاق مشروعك.
مدير المشروع الجيد هو القادر على رؤية النتائج المرجوة والقادر على وضع خطة تصل بفريقه إلى هذه النتائج. ستحتاج إلى رؤية واضحة لجميع جوانب مشروعك، وفي الوقت نفسه تستطيع التركيز على خصائص المشروع إن أردت ذلك.
وستحتاج أيضًا إلى التحكم في طريقة الإنفاق. تعتبر القدرة على إدارة الميزانية جيدًا – إعداد ميزانيتك وكتابتها ومعاينتها – أمرًا ضروريًا للغاية.
إن جوهر أي مدير مشروعات جيد هو قدرته على أن يكون قائد فريق جيدًا – أو عضوًا بالفريق إن لزم الأمر. بينما دورك أنت هو اتخاذ القرارات إلا أنه ينبغي لك تمكين الآخرين من المساهمة وتقديم النتائج والأهم الشعور بالهدف وبالالتزام تجاه نجاح المشروع. وهذا يعني بناء مهارات التواصل والتفاوض لإشراك أشخاص آخرين.
إدارة الوقت ليست مجرد توزيع يوم أو أسبوع أو شهر على بعض المهام. تحتاج إلى تعريف المسار الحرج؛ وهو تلك المهام الحرجة التي يلزم إكمالها والتي معًا تشكل دورة حياة مشروعك المقدّرة.
تحتاج إلى تحليل الأشياء التي تستغرق فيها الوقت تحديدًا وإلى أي مدى يؤثر ذلك في نجاح المشروع.
تلزمك إدارة فترات التعويم – وهي الأوقات التي يمكن أن تتأخرها مهمة ما دون التأثير على المشروع. وتلزمك أيضًا إدارة فترات التسارع – وتعرف أيضًا "التكرار" وهي فترات زمنية يتم خلالها تنفيذ جزء معين من المشروع وشحنه.
بناء المهارات
إذا كنت تتطلع إلى أن تكون مدير مشروعات، فتأكد من أنك تمتلك الأنواع المختلفة من المهارات لتكون في مرمى مسؤولي التوظيف.
في طريق بناء سيرتك الذاتية يأتي التطوع للقيام بمهام ووظائف من نوعية دورك الحالي (سواءً كنت تعمل أو تتدرب) والتي تضعك ضمن فريق مشروع. والتطوع أيضًا يساعد في اكتساب خبرة عملية من المشاركة في مشروعات كعضو بفريق أولاً قبل محاولة إدارة مشروع أكبر. وإن استطعت فحاول أن تلاحظ مديري المشروعات المتمرسين أينما كنت.
إذا كنت عازمًا على أن تتقن إدارة المشروعات التقليدية أو المتقدمة؛ وسواءً أكنت تستخدم أدواتك أنت أو كنت تستخدم أنظمة إدارة المشروعات "معايير سيجما" أو Kanban أو برينس 2، فتذكر أن: مدير المشروعات الجيد هو بالأساس حلال للمشكلات.
وكطالب في Cisco Networking Academy، فإن حل المشكلات من المفترض ألا يمثل مشكلة على الإطلاق.
