تعلّم أساسيات كتابة الخطاب التعريفي

أنت على استعداد لإرسال سيرتك الذاتية إلى جهة عمل محتملة، ولكن قبل أن تفعل ذلك، فكر في إضافة خطاب تعريفي.

حيث يتيح لك الخطاب التعريفي تقديم نفسك بطريقة مختصرة، وتسليط الضوء على مؤهلاتك، والتعبير عن اهتمامك الحقيقي بالوظيفة التي تتقدم إليها. وفي هذه الأيام، يمكن أن يكون الخطاب التعريفي رسالة عبر البريد الإلكتروني تُرفق مع سيرتك الذاتية أو مستندًا يوضع قبل سيرتك الذاتية.

ويجب أن يتم تخصيص كل خطاب تعريفي حسب كل طلب وظيفة ترسله.

أهمية الخطاب التعريفي

سيساعدك الخطاب التعريفي على التميز عن المنافسين. فهو يوفر لك فرصة لتقديم شرح موجز للسبب الذي قد يجعلك مناسبًا تمامًا للشركة والوظيفة.

كما يمنحك الخطاب التعريفي فرصة إضافية لترك انطباع إيجابي لدى مسؤول أو مدير التوظيف. كذلك تكون لديك فرصة لشرح: سبب رغبتك في الحصول على الوظيفة، وما يثير اهتمامك تجاه الشركة، وعرفتك المؤهلة بخصوص الوظيفة.

التنسيق والطول

السمة الرئيسية للخطاب التعريفي هي أنه يكون عبارة عن رسالة موجزة. فالتزم بالوضوح والفصاحة مع استخدام عبارات موجزة. وعادة ما تتكون الخطابات التعريفية من بضع فقرات ولا ينبغي أن تكون أطول من صفحة واحدة. كما أنها تحتوي عادة على ثلاث فقرات، وينبغي ألا تتجاوز كل فقرة خمس جمل.

التخطيط

يتميز الخطاب التعريفي الذي يكون في شكل رسالة بريد إلكتروني بالبساطة.

حيث يمكنك تضمين التحية، وتوجيهه بصفة شخصية إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي سيستلم الرسالة. أما إذا كنت لا تعرف اسمه، فاستخدم تحية عامة، مثل: السيد المحترم مدير التوظيف، أو السادة المحترمين فريق التوظيف. ولا تفترض جنس الشخص المستلم للمستند إذا كنت لا تعرفه بنسبة 100 في المائة، حيث قد تسيئ إلى أحد الأشخاص عن غير قصد.

وفي حالة إرسال الخطاب التعريفي كمستند منفصل مرفق بسيرتك الذاتية، فيجب إضفاء الطابع الرسمي على المقدمة كأنك تكتب خطابًا. كذلك يجب إضافة بيانات رئيسية مماثلة لتلك الموجودة في سيرتك الذاتية: الاسم الأول مع الاسم الأخير، ورقم الهاتف، وعنوان البريد الإلكتروني، ورابط ملف التعريف على موقع LinkedIn، بالإضافة إلى التاريخ.

في الفقرة الأولى من الخطاب سوف تذكر الوظيفة التي تتقدم إليها بالتحديد وكيفية عثورك عليها. ويجب أن يكون ذلك في حدود جملة واحدة أو اثنتين.

وسوف توضح الفقرة الثانية سبب تأھلك لھذه الوظيفة بالتحديد من خلال إبراز أحد الأسباب الهامة. سلّط الضوء على أي خبرة عملية تناسب متطلبات الوصف الوظيفي. واذكر السبب الذي يرغِّبك في العمل لدى هذه الشركة على وجه التحديد - التزم بالصدق وابتعد عن استخدام العبارات المتكررة. ويمكن أن تتراوح هذه الفقرة بين ثلاث وخمس جمل؛ مرة أخرى - كلما كانت الفقرة أقصر وأكثر إيجازًا، كلما ازداد إعجاب مدير التوظيف بك كمرشح للوظيفة.

ستمثل الفقرة الأخيرة من خطابك ملخصًا كما ستناقش أيضًا كيف يمكنك المضي قدمًا في التقدم للوظيفة. ويمكنك تكرار - في جملة واحدة - السبب الذي يجعلك مثاليًا للوظيفة. ناقش خطواتك القادمة - هل ستتابع مع مدير التوظيف (قد ترغب في ذكر الوقت المقدر) أم ستنتظر رد مدير التوظيف لمناقشة مؤهلاتك. وقد تحتاج أيضًا إلى الإشارة إلى أن سيرتك الذاتية مرفقة للرجوع إليها. والشيء الأهم هو توجيه الشكر لمتلقي الرسالة على وقته.

اختم خطابك بخاتمة مناسبة؛ يمكنك استخدام: أطيب التحيات أو مع خالص التقدير. احرص على كتابة اسمك بالكامل، بدلاً من توقيعك.

اللغة

حافظ على بساطة الرسالة ووضوح الغرض منها. استخدم الكلمات الرئيسية ولكن ليس بصورة مفرطة؛ فخير الكلام ما قل ودل في هذا الموقف. لا تجعل الخطاب التعريفي مليئًا بالمصطلحات الدارجة.

أكد على صفاتك ومؤهلاتك غير الظاهرة في السيرة الذاتية في الخطاب التعريفي.

التحرير والتدقيق اللغوي

تذكّر تحرير هذه الرسالة قبل إرسالها إلى صاحب العمل المحتمل. فهذه هي فرصتك لإقناع صاحب العمل؛ فاستغرق الوقت اللازم لتدقيق الخطاب التعريفي قبل إرساله.

حيث يُعد الخطاب التعريفي وسيلة بسيطة لخوض تجربة مع أصحاب العمل وإقناعهم. وهو عادة لا يتطلب وقتًا طويلاً لكتابته. وفي حالة احتفاظك بنسخة أساسية خاصة بك، فستصبح عملية تخصيص طلبات التقدّم للوظائف أسرع.